Levelezz Rejtővel!
Hogyan írj olyan emaileket, melyek pozitív benyomást hagynak a címzettben? A válasz egyenesen Rejtő Jenőtől érkezik.
Lassan fél évszada, hogy Ray Tomlinson elküldte a világ legelső elektronikus levelét. Saját bevallása szerint felejthető volt a tesztüzenet QWERTYIOP vagy valami hasonlót tartalmazott. Azóta az e-mailezés a mindennapos kommunikáció részévé vált, azonban még mindig vannak problémák. Nézzük hogyan írhatsz olyan emaileket, melyek pozitív benyomást hagynak a címzettben! Ebben Rejtő Jenő örökbecsű mondatai lesznek segítségünkre.
„Az idő pénz, de a pénz nem idő. Az idő legyőzhetetlen.”
Az első és legfontosabb alapszabály: mindig tartsuk szem előtt, hogy a címzett nem csak velünk levelezik, sőt valószínűleg többszáz e-mailt kap naponta. Emellett pedig nem főállású levelező. Erre az alapszabályra fókuszáljunk akkor, amikor megírjuk a tárgysort illetve magát a levél szövegét is. Ennek jegyében a tárgysor röviden tartalmazza, mit szeretnénk és kik vagyunk. Ez legfőképp akkor fontos, ha ha valakinek első alkalommal írunk. A levél szövege pedig legyen tömör és jól struktúrált.Nincs kellemetlenebb, mint amikor úgy kell az ömlesztett betű kavalkádból kibogarászni a lényeget. Ez még az amúgy alapból jámbor és jószándékú embereket is indulatba tudja hozni.
„Tévedni emberi dolog, de kínos.”
Bár a 'Tisztelt Hölgyem/Uram' megszólítás elképzelhető, hogy jó ötletnek tűnik elsőre, de nem az. Törekedjünk arra, hogy a címzettet a nevén szólítsuk! Lehetőleg úgy, ahogy a címzett általában használja a nevét. Érdemes néhány másodpercet rászánni arra, hogy kiderítsd hogyan használja a nevét a másik fél. Ugyanis, ha elrontod a másik nevét rögtön mínusszal indítasz. Ha pedig a levélváltásotok során figyelmen kívül hagyod ezt – ignorálod az email aláírását -, akkor garantált lesz a másik fél ellenszenve.
„Aki soká tétovázik, az hamarabb szab el egy ruhát, mint aki bátran vág bele a szövetbe.”
‘Kovács Alajos vagyok, a Nemzeti Katicatenyésztők Szövetségének, Hétpettyes tagozatának tiszteletbeli alelnöke. Engedje meg, hogy néhány mondatban, röviden bemutassam szervezetünket a Nemzeti Katicatenyésztők Szövetségét. Szervezetünk több évtizedes múltra tekint vissza, már 1992 óra szervez képzéseket, tréningeket, workshopokat és előadásokat a katicatenyésztés iránt érdeklődő szakembereknek, laikusoknak és hobbistáknak…’és így tovább. Ha választ szeretnél és kellemes benyomást hagynál magad után, akkor semmiképp se így kezdd a leveled. A megfelelő megszólítás után vágj bele bátran a közepébe, hagyd el a felesleges sallangot és írj úgy, mint egyik ember a másiknak.
"A legkisebb formaság is a helyes ítélethez vezető út burkolatának egy kockája."
Ha túl vagyunk a lényegen, leírtuk két-három mondatban amit szeretnénk, nincs más hátra mint elbúcsúzni. Azonban ezt sem mindegy, hogy hogyan tesszük. Itt – a nevünk alatt - van a helye a poziciónknak, a cégünk nevének és az elérhetőségeinknek (telefon, honlap, Linkedin profilra mutató link stb.). Végül pedig, ha úgy gondolod, hogy ezeket a szempontokkal mindig is tisztában voltál, akkor nézd meg a legutóbb elküldött leveleidet. Ellenőrizd, hogy valóban alkalmazod is ezeket!
Ha tetszett a poszt, csatlakozz a Personal Branding közösségéhez. Klikk ide!
Képek: Garisa Zsolt
