Le a sablonokkal!
Felszabadító érzés a szabadság előtti utolsó munkanapon a 'házon kívül vagyok' üzenet beállítása. De ne érd be a megszokott klisékkel!
Az énmárkaépítés nem egyetlen és kizárólagos terepe a közösségi média. Ezt elméletben mindenki tudja, de a gyakorlatban sokan megfeledkeznek róla. Hiába a fényesre suvickolt Facebook vagy Instagram oldal, a professzionálisan összerakott Linkedin profil, ha más helyzetekben a kommunikáció csalódást okoz.
Az ördög a részletekben rejlik, ahogy mondani szokták. Ilyen apró, de annál fontosabb részlet például az, ahogy egy e-mailre válaszolsz. Pláne akkor, amikor éppen házon kívül vagy és a személyre szabott válasz helyett, egy automatikus üzenettel kell beérnie a másik félnek. Azonban az unalmas sablon üzenetek helyett választhatsz valami egyedibbet is.
A megszokottól eltérő megoldással nemcsak a személyes márkádat építed, hanem a másik fél frusztrációját is csökkentheted. Természetesen ilyenkor sem érdemes figyelmen kívül hagyni, hogy milyen pozicióból válaszolsz, milyen stílust engednek meg az iparági és céges szokások, valamint kik a potenciális címzettek.
Alapok
Persze nem mindig jut idő a kreativitásra és ez rendben is van. Azonban alapvető, hogy tájékoztasd a feladót arról, hogy mikor számíthat a tényleges válaszra és sürgős esetben kihez fordulhat. A házon kívül üzenetnek ezért minden esetben tartalmaznia kell: (1) mennyi ideig leszel távol, (2) mikor leszel újra elérhető, és (3) sürgős esetben kivel léphet kapcsolatba.
Természetesen, ilyenkor sem kell ragaszkodnod a hivataloskodó, robotikus fogalmazáshoz. A stílus legyen inkább személyes olyan, ahogy egyébként is fogalmazni szoktál. Ha pedig nem szeretnéd, hogy az üzenetek maguk alá temessenek a szabadságod utáni első munkanapjaidon, akkor akár néhány nappal későbbi időpontot is megadhatsz a visszatérésed dátumaként.
Az alapokon túl
Egy automatikus üzenet nemcsak az alapvető információk átadására szolgálhat. Ugyanis nagyszerű lehetőség - nem mellesleg egyszerű is - valami plusz tartalom közlésére. Beillesztheted a honlapod címét, a legfrissebb vagy legnépszerűbb bejegyzésed linkjét, vagy éppen a ‘gyakori kérdések’ aloldalad elérhetőségét (ha van ilyen). Emellett megemlíthetsz egy közelgő – általad szervezett – eseményt vagy éppen felhívhatod a másik figyelmét a hírlevedre.
Automatikus válaszüzenetet persze nemcsak nyaralás miatt állíthatunk be, hanem egy üzleti út vagy valamilyen szakmai program – például konferencia – miatt. Ilyenkor az alapinformációkat érdemes kiegészíteni, a nyilvános szakmai programok részleteivel. Ugyanis elképzelhető, hogy a levélírója is részt vesz az eseményen. Miért ne használhatnád ezt a lehetőséget arra, hogy elmélyítsd a szakmai kapcsolataidat? És ez csak néhány példa a sok közül, a sort még hosszan folytathatnám.
Rendhagyó megoldások
Ha a személyes stílusodhoz és az ügyfélkörödhöz is passzol, akkor nem is feltétlenül kell írnod. Gifesítheted vagy éppen néhány emotikonnal is közölheted a mondandód. Ha az emotikonok nem passzolnak az üzletedhez, egy jó infografika vagy grafikon is jó megoldás lehet egy sablon üzenet helyett (vagy mellett).
Ha pedig nincs olyan kollégád, aki teljes mértékben helyettesíteni tudna, akkor kikölcsönözheted Josh Kopelman, a First Round Capital társalapítójának ötletét. Ő ugyanis egy külön e-mail-címet hozott létre, a halasztást nem tűrő ügyek és persze a saját nyugalma érdekében.
Ha tetszett a poszt, csatlakozz a Personal Branding közösségéhez. Klikk ide!
