Hogyan írj hatékonyabb e-mailt?

Kérni kell és megadatik, de egyáltalán nem mindegy hogyan kérünk. Pláne akkor nem, ha ismeretlenül vagy félig ismeretlenül tesszük ezt e-mailben. Néhány szempont, hogy megnöveld a pozitív válasz valószínűségét!

enmarkaepites.png

Gondolom veled is előfordult már az, hogy elküldtél egy e-mailt majd várakoztál, mint Estragon és Vladimir Godotra. De mint ahogy Godot sem, a válasz sem érkezett meg soha. Vagy kaptál választ, de egyértelmű volt, hogy igazából el sem olvasták a leveled, csak valamit odapöttyintettek a látszat kedvéért. Kellemetlen helyzet, de nézzük mit lehet tenni ellene! Levelezési alapok, hogy ne kelljen Godotra várnod!

Keltsd fel a figyelmét!

Nem meglepő, hogy az emberek nem olvasnak el minden e-mailt, ami a postaládájukban landol. Mint ahogy az sem, hogy nagyobb eséllyel nyitunk meg egy levelet, ha az ismerőstől érkezik, mint egy ismeretlentől. Ez utóbbi esetben pedig, hogy nagyobb esélyed legyen a megnyitásra, jó tárgysorra lesz szükséged, hiszen ezt mejdnem mindenki elolvassa. De milyen is a jó tárgysor? Legyen konkrét és tömör, emellett pedig hasznos vagy érdekes. Ha azt feltételezed a címzettről, hogy rengeteg levelet kap, akkor inkább a hasznosság kerüljön előtérbe. Kisebb levélforgalom esetén pedig a másik kíváncsiság felkeltése a hatékonyabb. 

Szólítsd meg, de tényleg!

A személyes hangvétel fontos. Bár a „Tisztelt Hölgyem/Uram” megszólítás elsőre jó ötletnek tűnhet, de nem az. Megszólítás csak névvel. Lehetőleg úgy, ahogy a címzett általában használja a nevét. Érdemes néhány másodpercet rászánnod arra, hogy kiderítsd hogyan használja a nevét a másik fél. Az esetek túlnyomó részében pedig nyugodtan tegeződhetsz, ha csak nincs valami speciális okod arra, hogy a magázódást válaszd. A tegeződéstől még önmagában nem lesz tiszteletlen vagy udvariatlan egy levél.

Legyen reális a kérésed!

A “Bocsánat, hogy szűk határidővel keresem” nem egy jó belépő és nem csak a magyarázkodás miatt. Mint ahogy az sem, ha ismeretlenül kávézásra vagy egy (neked!) nagyon fontos eseményre invitálsz valakit a legelső leveledben. Ezek nem reális kérések. Ezekkel csak a nemleges válasz valószínűségét növeled vagy adott esetben még csak választ sem kapsz. Mint ahogy az sem reális, ha rögtön annyi kérdést teszel fel a másiknak, hogy a leveled leginkább egy gondosan összeállított kérdőívre hasonlít.

Ne írj kisregényt!

Senkinek sincs ideje arra, hogy ismeretlenek mini novelláit olvasgassa naphosszat. A célod az, hogy a címzett válaszoljon, érdeklődjön és ne zárkozzon el a folytatástól.  Erre pedig nem alkalmas az, ha az életed részletes történetét, ömlesztve rázúdítod a másikra. Nincs kellemetlenebb, mint amikor úgy kell kibogarászni a sok lényegtelen információ közül, hogy mire is szeretne választ kapni a feladó. Ez még az amúgy alapból jámbor és jószándékú embereket is indulatba tudja hozni. A leveled legyen egyértelmű és pillanatok alatt feldolgozható. Ehhez pedig az kell, hogy a tartalom tömör, lényegre törő és könnyen olvasható (értsd jól struktúrált) legyen.

Írd alá!

Legyen aláírásod, ami tartalmazza a nevedet és minél több elérhetőséged (telefon, skype. Lehetőség szerint a honlapod és a Linkedin profilod linkjét is (ha van). Ez utóbbiak különösen akkor lehetnek fontosak, ha jól sikerült a leveled és felkeltette a másik érdeklődését. Ez esetben kíváncsi lesz rád is. Könnyítsd meg a dolgát, ne kelljen keresgélnie. 

Végül pedig, ha úgy gondolod, hogy ezeket a szempontokkal mindig is tisztában voltál, akkor nézd meg a legutóbb elküldött leveleidet. Ellenőrizd magadat, hogy a gyakorlatban mennyire alkalmazod ezeket!

Ha tetszett a poszt, csatlakozz a Personal Branding közösségéhez. Klikk ide!

Mutass többet
Énmárka, személyes márka, personal brand. Ezek a kifejezések ma már sokaknak ismerősen csengenek. De mit jelent ez a fogalom? Milyen szerepe van a karrierünkben? Milyen eredményeket és sikereket hozhat? Milyen eszközök állnak a rendelkezésünkre? Egyáltalán, hogyan fogjunk hozzá?
Megrendelem