A bemutatkozó e-mail tipikus hibái

Az elmúlt 45 év alatt az elektronikus üzenetváltás a mindennapjaink részévé vált. Mindenki kap és ír e-maileket, általában elég jól meg is oldjuk az ehhez kapcsolódó tennivalókat. De mint mindennek a világon, az elektronikus levelezésnek is megvannak a maga nehézségei.

Ray Tomlinson izgatottan nyomta le a billentyűt a számítógépén, majd kíváncsian várta, hogy az elküldött elektronikus üzenet megérkezik-e a szemben lévő számítógépre. 1971-ben járunk az első e-mail elküldésének pillanatában. A napokban elhunyt Tomlinson még csak nem is sejtette, hogy a billentyű lenyomásával, mindennapi kommunikációs szokásaink forradalmát is elindítja. "Gyakran kérdezték tőlem, tudtam-e, hogy mit csináltam? A válasz: igen, pontosan tudtam. Csak arról nem volt semmilyen elképzelésem, hogy milyen óriási hatása lesz." – nyilatkozta 2012-ben, amikor beiktatták az Internet Hírességek Csarnokába.

Ray Tomlinson

Az a bizonyos első üzenet megérkezett, mint ahogy az a hihetetlen mennyiségű e-mail is amit az elmúlt 45 évben emberek milliárdjai küldözgettek egymásnak. Köztük számos olyan is, ami személyes vagy üzleti kapcsolat kezdetét jelentette két ember között. Sajnos, nincs adat arról, mennyi üzleti együttműködés indult egyetlen e-maillel. Mint ahogy még csak sejtésünk sincs arról, hogy egy rosszul megírt bemutatkozó levél miatt hány együttműködés, munkakapcsolat vagy üzleti kapcsolat hiúsult meg.

Innen küldték a világ első e-mailjét

Hiszen első benyomás  csak egyszer van, ahogy mondani szokták. Az első e-mail éppen ezért kiemelt fontosságú. Megalapozhat egy jó kapcsolatot vagy épp ellenkezőleg a kapcsolatfelvétel sutaságával simán véget vethet egy még létre sem jött kapcsolatnak is. Ez sajnos gyakoribb mint gondolnánk.

Az elmúlt hónapban több mint 30 levelet kaptam ’kapcsolatfelvétel’ tárggyal és csak igen csekély arányban volt köztük olyan, ami kellemes első benyomást keltett vagy éppen kíváncsivá tett. Az első gondolatom az volt, hogy talán én vagyok túl kekec. Ezért megkérdeztem néhány – nagyobb levélforgalmat bonyolító – ismerősömet a tapasztalataikról. Hasonló élményekről és arányokról számoltak be. Talán nem túlzás kijelenteni, hogy a jelenség nem egyedi. Éppen ezért, a megkérdezett ismerőseimmel közös élményanyagból összeállítottam a tipikus hibák listáját. 
1. Hibás megszólítás

A név eltévesztése - József helyett János - vagy egyetlen személynek, többes számban leírt megszólítás. Ez az amit mindenki megemlített nekem, mint apró, de igen bosszantó apróságot. Megjegyezve, hogy egy bemutatkozó kézfogás után az ilyen hibát teljességgel megértik, de egy e-mail elküldése előtt van mód ellenőrizni ezt.

 2. Téves kapcsolás

Sokszor szerepel az ilyen e-mailekben valamilyen hivatkozás – pl. Kovács József ajánlásával jutottunk el Önhöz – ez jó dolod, de gyakran előfordul, hogy a címzettnek fogalma sincs, ki is a hivatkozott személy.

 3. Udvariasság hiánya

Gyakori, hogy túl közvetlen a hangmen. Annyira, hogy még az udvariasság minimális szintje is hiányzik – például, a kérem hívjon fel helyett annyi szerepel sürgősen hívjon - vagy éppen egy kurta köszönöm se kerül a levélbe. De ami még ennél is meglepőbb az az elköszönés hiánya. 

4. Nem megfelelő bemutatkozás

Sok esetben nincs a bemutatkozás – ki írta, milyen szervezet nevében, stb. Vagy éppen ellenkezőleg, túl terjengős, hosszú-hosszú bekezdéseken keresztül, felesleges információkkal árasztják el a címzettet.

5. Kevés információ

Konferencia, workshop felkérések esetén alapvető információkat – mikor, hol, milyen téma – hiányoznak a levélből.

 6. Túlzott sürgősség

Ha mégis szerepelne dátum és helyszín egy adott esemény kapcsán, akkor az néhány napon belül van és legalább 200 km-es távolságot jelent.

7. Nincs válasz

A  levélíró gyors választ kér, ami meg is történik, azonban a válaszlevélre hetek múlva (sem) érkezik reakció.